Somos uma consultoria de transformação digital, em atividade desde 2014. Quatro consultores, nenhuma parceria comercial com fornecedor de sistema — e isso está escrito em contrato.
A casa foi aberta em 2014 e tem quatro consultores, sem estagiário e sem equipe terceirizada. Dois vieram da implantação de sistemas de gestão, um da controladoria de uma indústria e um da área de suprimentos. Ninguém aqui ganha por indicar fornecedor: a ausência de parceria comercial está escrita no nosso contrato de prestação de serviço.
Atendemos empresas de vinte a quatrocentos funcionários que já decidiram trocar de sistema ou desconfiam que precisam: indústrias de embalagem, confecções, distribuidoras e operadores logísticos. Ficamos em Petrópolis e atendemos a região serrana e a capital, com pelo menos duas visitas presenciais em cada trabalho.
O trabalho começa longe da tela: lemos as planilhas e os cadastros que a empresa mantém e conversamos com quem os preenche. Só depois escrevemos a lista de requisitos, e nenhum fornecedor é chamado antes de ela estar pronta e validada pela própria equipe. A lista é o único documento que permite dizer, meses depois, por que a escolha foi aquela.
Todas as demonstrações seguem o mesmo roteiro, com as mesmas situações e os mesmos dados de exemplo — comparação só existe quando as perguntas são idênticas. E a migração dos cadastros antigos é avaliada junto com o sistema, nunca depois dele: é a parte que mais consome tempo em toda transição.
O que não fazemos: não desenvolvemos, não parametrizamos e não damos suporte a sistema; não somos revenda, parceiro nem representante e não recebemos comissão, desconto ou brinde de fornecedor; não negociamos contrato em nome do cliente e não assinamos por ele; e não conduzimos a implantação — entregamos o plano e acompanhamos as etapas, quem executa é o fornecedor escolhido com a equipe da empresa.
Sem ela, cada reunião redefine o que a empresa acha que precisa.
Requisito que não dá para conferir na tela não é requisito.
Comparação só existe quando as perguntas são idênticas.
Nenhum acordo com fornecedor; a cláusula está no nosso contrato.
Fornecedor nenhum mente numa demonstração. Ele mostra o que o programa dele faz melhor, e faz isso muito bem. O trabalho de quem está comprando é chegar com a própria lista na mão.
Escrita a partir da rotina observada, e não do que aparece na tela. Sem ela, cada reunião com fornecedor redefine o que a empresa acredita precisar, e a comparação entre propostas deixa de existir.
«Emitir nota com dois centros de estoque» é requisito. «Ter módulo fiscal moderno» não é: não dá para verificar.
A pessoa que digita o dia inteiro percebe em dez minutos o que a direção não percebe em três reuniões.
Cada fornecedor recebe o mesmo conjunto de situações reais para demonstrar. Só assim as respostas ficam comparáveis.
Migração de cadastro, treinamento, período de uso em paralelo: tudo isso é parte da escolha, e não um detalhe para depois.
Falas de quem passou pelo processo nos últimos dois anos, publicadas com autorização.
«Chegamos à terceira demonstração com a mesma lista da primeira. Foi a primeira vez que consegui comparar duas propostas de verdade.»
«A frase «ter módulo moderno» saiu da nossa lista na segunda reunião. Não dava para verificar nada com ela.»
«Quem digita o dia inteiro apontou em dez minutos um problema que ninguém da diretoria tinha visto.»
«O roteiro igual para todos mudou o tom das reuniões. Os fornecedores passaram a responder às nossas perguntas.»
Conte quais sistemas sua empresa já olhou e o que ficou em dúvida depois de cada reunião. A primeira conversa dura uma hora e não termina em proposta anexada.