O que fica registrado quando a decisão é tomada.
Separada em obrigatório e desejável, com uma situação real da empresa por linha.
O conjunto de casos que cada fornecedor demonstrou, com os mesmos dados de exemplo.
Uma ficha por reunião, com o que foi mostrado, o que ficou em aberto e quem esteve presente.
Fornecedores lado a lado em uma folha, com atendimento item a item.
Quem decidiu, com base em quê e o que ficou combinado para a etapa seguinte.
Migração de cadastro, treinamento e período de uso em paralelo, com prazo e responsável.
Fornecedor nenhum mente numa demonstração. Ele mostra o que o programa dele faz melhor, e faz isso muito bem. O trabalho de quem está comprando é chegar com a própria lista na mão.
Escrita a partir da rotina observada, e não do que aparece na tela. Sem ela, cada reunião com fornecedor redefine o que a empresa acredita precisar, e a comparação entre propostas deixa de existir.
«Emitir nota com dois centros de estoque» é requisito. «Ter módulo fiscal moderno» não é: não dá para verificar.
A pessoa que digita o dia inteiro percebe em dez minutos o que a direção não percebe em três reuniões.
Cada fornecedor recebe o mesmo conjunto de situações reais para demonstrar. Só assim as respostas ficam comparáveis.
Migração de cadastro, treinamento, período de uso em paralelo: tudo isso é parte da escolha, e não um detalhe para depois.
Falas de quem passou pelo processo nos últimos dois anos, publicadas com autorização.
«O quadro comparativo cabia em uma folha. A decisão saiu na mesma reunião, com ata assinada.»
«Descobrimos na leitura inicial que metade do que queríamos já existia no sistema antigo, desligado.»
«A parte da migração de cadastro estava fora de todas as propostas. Entrou depois que perguntamos com a lista na mão.»
«O uso em paralelo por um mês foi a recomendação mais chata e a mais acertada de todo o trabalho.»
Conte quais sistemas sua empresa já olhou e o que ficou em dúvida depois de cada reunião. A primeira conversa dura uma hora e não termina em proposta anexada.